Küçük İşletmelerin Robotik Süreç Otomasyonuna Yatırım Yapması İçin 5 Neden

Küçük bir işletmenin hayatı risk, tehlike ve zorluklarla doludur. Hayatta kalma şansı, işletmeden işletmeye değişmektedir. Küçük işletme sahipleri arasında yapılan araştırmalara göre, %20’si bir yıl içinde, yarısı beş yıl sonra ve üçte ikisi on yıl içinde başarısız oluyor.

Pazar ihtiyacını belirlemeye yönelik araştırma eksikliği, iş başarısızlığının bir numaralı nedenidir, ancak bundan sonrası finans ve organizasyonla ilgilidir. Yeterli sistemlere sahip olmanın ve çalışanların potansiyellerini kullanmalarına izin vermenin yanı sıra para akışını yönetmek de önemli bir zorluktur.

Görünmez bir çalışan olan robotik süreç otomasyonu (RPA) şeklinde bir çözüm bulunabilir. Bu varlığı ekibinize eklemek, hafta sonları da dahil olmak üzere günde 24 saat fazladan bir personele sahip olmak gibidir. Ve RPA, omuzlarını silkmeden bıkmadan usanmadan en akıl almaz, en basit görevleri üstlenmekten mutluluk duyan bir çalışandır.

Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

Robotik süreç otomasyonu, sistemleriniz ve süreçlerinizde robotları kullanmanıza olanak tanıyan benzersiz bir yazılım platformudur. Veri veya temel insan etkileşimi gerektiren herhangi bir görev, RPA teknolojinize devredilebilir. Ve herhangi bir insan alternatifinden çok daha hızlı ve daha doğru bir şekilde çalışabilir.

RPA yazılımı, ekibinizin değerli bir üyesi olmanın yanı sıra mevcut teknoloji platformlarınızla da başarılı bir şekilde bütünleşir. Farklı sistemler arasındaki iş akışını otomatikleştirmeye ve bunları merkezi bir arayüzde bir araya getirmeye yardımcı olabilir. En çok ihtiyacınız olduğunda size bir fincan çay yapmaz, ancak söylentiye göre geliştiricilerin bunu zaten umursamadığı söyleniyor.

Robotik Süreç Otomasyonunun (RPA), Yapay Zekadan (AI) Farkı Nedir?

RPA yazılımı, insan çalışanların çevresine “uymak” için özel olarak tasarlanmıştır. Onu bir yedek oyuncu olarak değil bir tamamlayıcı olarak düşünün. RPA, verileri girmek ve çıkarmak için programlanabilir ve gerçekleştirmesi için yetki verdiğiniz işleve bağlı kalır.

Buna karşılık, yapay zeka, insan çalışanları değiştirmeye yönelik bir adımdır. Birkaç insan özelliğini benimseme potansiyeline sahip, daha “akıllı” bir robot şeklidir. Bunlar mantık, öğrenme ve muhakeme güçlerini içerir. Hiperotomasyon adı verilen bir süreçle, RPA ve AI, platformunuzu kasten gerçekleştirmek üzere programladığınız süreçlerin yanı sıra yeni iş süreçlerini belirleyip geliştirerek senkronize olarak kullanılabilir.

Bununla birlikte, RPA’nın küçük bir işletmeye tek başına yapabileceği fark devrim niteliğindedir. Onu gelişmiş bir yapay zeka platformuyla birleştirmek, küçük işletmenizin bir sonraki adımı atmaya hazır olduğu zamanlar için harika bir değerlendirmedir. Şirketinizin en az personele sahip olduğu ve şu anda çalıştırmayı göze alamayacağınız ekstra desteğe ihtiyaç duyduğu bir zamanda, RPA hayallerinizin organizasyon temsilcisi olabilir.

İşte Robotik Süreç Otomasyonuna yatırım yapmanın herhangi bir küçük işletme için mutlak bir zorunluluk olmasının beş nedeni.

1. Robotik Süreç Otomasyonu Personele Güç Verir

Makinelerin yükselişi, para kazanmak için çalışması gereken biz insanlar için biraz endişe yaratabilir. Hepimiz hayatımızı kolaylaştırmak istiyoruz ama geçim kaynaklarımız pahasına değil, değil mi? Anlaşılacağı gibi, bazıları robotik süreç otomasyonunu insan işçileri robotlarla değiştirmek olarak görebilir, böylece en yetenekli çalışanlar ve işletme sahipleri dışında herkes için daha fazla işsizlik yaratır. Bununla birlikte, RPA, bir insanın yerini almaktan çok, aslında bir bütün olarak işgücüne faydalıdır.

En vasıflı işçiler bile bazı sıradan görevleri üstlenmek zorundadır. Bunlar, veri girişi, elektronik tablolar aracılığıyla hesaplamalar yapma veya müşteriler için raporları bir araya getirme şeklinde olabilir. RPA, bu tür görevler için mükemmel bir personel üyesidir. Robotlar verilerden veya rakamlardan sıkılmazlar ve “iş memnuniyetsizliği” kelimelerinin anlamını bilmezler. Başarmak için programlandıkları manuel görev ne olursa olsun, aynı hızda ve dikkatleri dağılmadan çalışarak devam ederler.

Bunun çalışanlara faydası çok büyük. Personeliniz uzman oldukları iş alanlarına odaklanabilir, bu da yaratıcılık için daha fazla fırsat ve daha yüksek düzeyde iş tatmini anlamına gelir. Örneğin, teknik bir yazarın, elektronik tabloları doldurmak yerine keyif aldığı yazılı görevler üzerinde çalışırken daha üretken olması muhtemeldir. Bu, çalışan yatırımında daha iyi bir geri dönüş ve daha yüksek düzeyde personel tutma sağlar.

Tasarruf Sağlar

Küçük işletme sahibi olarak, uzun vadede de tasarruf edeceksiniz. RPA’yı manuel görevler için kullanmak, tüm iş gücünüz için zaman kazandıracaktır. Özünde, yeni proje yönetimi personelini işe almak gibidir, ancak maliyetin çok altında. Robotik Süreç Otomasyonu Enstitüsü, bir yazılım robotunun bir insan işçinin yaklaşık beşte birine mal olduğunu tahmin ediyor, bu da işletim maliyetlerinde önemli tasarruflar anlamına geliyor.

RPA’yı uygulamak için işe alım süreci de zaman ve para tasarrufu sağlar. Yazılımın kendi kullanıcı arabirimi olduğundan, yeni bir uygulama programlama arabirimi (API) kurmaya gerek yoktur. RPA’yı mevcut platformlarınızla entegre etmek için çok az teknik bilgi gereklidir. Yeni bir insan çalışanı işe alırken uygulamanız gereken düzenli eğitim programı da ortadan kaldırıldı.

Küçük bir işletme “kuruş izleme” aşamasındayken, manuel süreçler için bir robot kullanmaktan kaynaklanan yatırım getirisini göz ardı etmek zordur.

2. Robotik Süreç Otomasyonu Müşteri Hizmetlerini İyileştirir

Hiçbir işletme zayıf müşteri hizmeti sunmayı göze alamaz ve yeni başlayan küçük işletmeler için hayatta kalma ile kapanma arasındaki fark bu olabilir. Müşterilerin %90’ının başkalarına iyi bir deneyim yaşayıp yaşamadıklarını söyleyeceği ve bunun sonucunda yaklaşık %70’inin o şirketle daha fazla para harcayacağı tahmin ediliyor. Mükemmel müşteri hizmeti, markanızın vizyonunu iletmek, müşterileri elde tutmak ve sadakati artırmak için bir fırsat yaratır. Ve RPA, kendi müşteri hizmetleri teklifinizi desteklemede çok önemli bir bileşen olabilir.

Bir önceki noktamıza atıfta bulunarak, müşteri hizmetleri personeli makinelerle birlikte çalışarak güçlendirilebilir. Yerinde otomatik bir sisteminiz olduğunda, üstlenmeleri gereken sıradan ve önemsiz görevlerin sayısı büyük ölçüde azalır. Bu, servis görevlilerine zorlu müşteri ilişkilerini ve diğer uzmanlık alanlarını geliştirmek için daha fazla zaman bırakır.

Örneğin, çok sayıda müşteri sorgusu basit ve Chatbot veya başka bir dijital aracı kullanılarak kolayca çözülebilir. Bir Chatbot tarafından bir dakikadan daha kısa sürede yanıtlanabilecek bir soruyu, çalışan bir personelin çözmesi birkaç kat daha uzun sürer. Yanlış anlaşılmasın bu, müşteri hizmetleri personeli için bir karalama değildir bu, bir temsilci ile müşteri arasında zaman kaybına neden olabilecek basit nezaket ve formalite ihtiyacıdır.

Müşteri Hizmetleri Kanallarını Kolaylaştırma

Robotik süreç otomasyonu, müşteri kanallarınızı düzenlemenize de yardımcı olabilir. Çok kanallı bir müşteri hizmetleri yaklaşımına sahip olmak her işletmenin hayalidir. Bu, her kanaldan gelen yanıtın nispeten yüksek bir standartta olduğu yerdir. Müşteriler ister sesli arama yapsınlar, ister Chatbot ile mesajlaşsınlar veya e-posta ya da sosyal medya aracılığıyla iletişime geçsinler aynı olumlu deneyimi yaşarlar. RPA, her temas noktasını kaydedebilir ve müşterileri, takip eden bir temas durumunda kendilerini tekrar etme zorunluluğundan kurtarır.

OCR (optik karakter tanıma) ile otomasyonda bile kullanılabilir, çünkü belgelerden yazılı sözcükleri ayıklayabilir ve bunları makine tarafından kodlanmış bir komut dosyasına çevirebilir.

Küçük işletmeler, küçük bir müşteri hizmetleri ekibine sahip olma eğilimindedir. RPA, insan aracılarınızın talep edildikleri yerde çalışmasını sağlayarak genel olarak daha yüksek bir memnuniyet düzeyi sunar. RPA, muhtemelen yakın gelecekte herhangi bir başarılı müşteri hizmeti stratejisinin ayrılmaz bir parçası haline gelecektir.

3. Organize Olmanızı Sağlar

Küçük işletme sahipleri çok görevli olmalıdır. Bir pazarlama stratejisi oluşturmaktan satış yapmaya, yönetmeye ve kahve dükkanına koşu yapmaya kadar. Çok az işletme (eğer varsa) gerekli personelden oluşan eksiksiz bir yoklama ile kendi girişimlerini başlatmayı göze alabilir.

İşletme sahipleri ve çekirdek personel ile departmanlar, prosedürler ve süreçler arasında çoklu görevler genellikle sonradan düşünülür ve çalışan sayısı arttıkça ortaya çıkar. Kaotik çoklu görevden tamamen organize bir sisteme geçmek zaman, çaba ve para gerektirdiğinden, bu elbette kendi başına zorluklar getirebilir.

İşinizin yolculuğunun başlangıcında RPA’ya yatırım yapmak çok değerli olabilir. Robotik süreçler, iş akışınızı departmanlar arasında merkezileştirerek, çalışanların işin başka yerlerinde neler olup bittiğini takip edebilmelerini sağlar. Ayrıca RPA, şirketinizin talepleri doğrultusunda büyüyebilir ve girişiminizin boyutu gerektirdiğinde size daha fazla tekdüzelik sağlayabilir.

Yeni süreçleri manuel olarak oluştururken ve ardından personelinizi bunları kullanmaları için eğitirken tasarruf ettiğiniz saatleri düşünün. Ayrıca, yeni atanan çalışanların, işe alım sürecinde bir insan yardımcısına daha az ihtiyaç duyarak mevcut sistemlerinizle çok daha hızlı entegre olabileceği anlamına gelir.

Depolama Kapasitesine Yardımcı Olur

RPA, yalnızca işinizi organize etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda depolama kapasitesine de yardımcı olur. Bir işletme büyüdükçe, tüm verileri merkezileştirme ve bulması kolay olma ihtiyacı her zamankinden daha belirgin hale gelir. Robotik süreçler, 7/24 ve insanların yalnızca kendilerini gerçekleştirmeyi hayal edebilecekleri bir hızda veri yığınlarını sıralayabilir. Robotik yazılımını geliştiren dev şirketlerin belirttiğine göre, bir RPA yazılım robotunun, herhangi bir sırada atıştırmaya veya meditasyona gerek kalmadan 600 adede kadar eylemi gerçekleştirebileceğini belirtiyor. Ve küçük bir programlama ile tek bir tıklama ile bunu başarabilir.

Ayrıca, şirket için sadece kahve ve bir hesap tablosu ile uzun saatler boyunca oturmaktan kaynaklanan insan hatalarının çok az şansı var veya hiç yok. Küçük işletmeniz büyüdükçe RPA, hem sizin hem de çalışanlarınızın asıl işlerine odaklanmasına izin vererek yeni süreçler oluşturma zahmetinden kurtulabilir.

4. Finans Yönetiminizi Kolaylaştırır

Uzun bordro işleme ve müşteri faturalandırma pratiğini robotiğe aktarmak, insan kaynakları personeliniz için büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Çalışan saatlerini, personel hastalıklarını, tatil haklarını, fazla mesaileri ve harcamaları takip etmek uzun bir çalışmadır.

Personelin manuel bir sayfa doldurması ve seyahat ve iş nedeniyle oluşan yemeklerin makbuzlarını saklaması gibi geleneksel yöntemler yalnızca zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda güvenilmezdir. Müşteri faturalarında da durum aynıdır. Müşteriler, farklı biçimler ve platformlar kullanarak sizi çeşitli şekillerde faturalandırmayı tercih edebilir. Bu tür çeşitlilik, kendi başına sorunlara ve doğruluğu sağlamak için belgeleri gözden geçirmek için çok fazla zaman kaybına neden olabilir. Hatta envanter yönetimi yazılımınızı robotik süreçlere devredebilir, hem çevrimiçi hem de çevrimdışı olarak hem fazla hem de düşük satışın tuzaklarından kaçınabilirsiniz.

Minimum Hata Riski

RPA’nın mali durumunuzu yönetmesine izin vererek hata riski neredeyse ortadan kalkar. Yazılı zaman çizelgelerinin yanlış gitmesi veya insan hatası nedeniyle yanlış olması kolaydır. Ve müşteri faturalarındaki herhangi bir hata, gelecekte belirli bir iş ilişkisini etkileyebilir. RPA, her şeyi ilk seferde doğru yapma şansını önemli ölçüde artırır.

Finansal yönetiminizi düzene koymak, işletmenin hayatta kalması için çok önemlidir. Gelen ve giden para miktarının net bir kaydına ihtiyacınız var. Bu işlemi otomatikleştirmek bunu sağlar. RPA, yalnızca bordro ve faturalamada doğruluğu sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda müşterilere her ay aynı zamanda şablonlar göndererek ve kötü organizasyondan kaynaklanan komplikasyonları ortadan kaldırarak tüm süreci daha tekdüze hale getirebilir.

5. Veri İşlemlerini Kolaylaştırır

Verilerin herhangi bir işletme için önemi göz ardı edilemez. Temas noktalarından ortalama harcamalarına kadar her müşteri etkileşiminin kaydını tutmak, işletmenizin tam olarak nerede kazandığını ve kaybettiğini size gösterebilir. Veriler, alakalı kalmanıza yardımcı olur ve web sitenizin görünümünden sunduğunuz müşteri hizmetleri kanallarının türüne kadar her kararınızı etkileyebilir.

Doğru veriler, çalışanlarınıza da yardımcı olabilir. İşinizi bir bütün olarak geliştirmek için üretkenlik düzeylerini ve girdi geri bildirim süreçlerini izleyebilirsiniz. İyi tanımlanmış bir veri toplama süreci olmadan, işletmenizin büyümesine yardımcı olmak için hayati önem taşıyan bilgiler kolayca kaybolabilir. O zaman, kesin kanıtlara dayanan önsezilere dayanarak kararların verilmesi gerekir.

Robotik süreçler, veri toplama, merkezileştirme ve bunu büyük bir hızla yapma konusunda uzmandır.

RPA’lar, özellikle aradığınız türden bilgileri sunmak için programlanabilir. Özünde, hem veri toplama hem de analitik süreç olmak üzere iki işi gerçekleştirebilir. Bu bağlamda geniş veri tabloları arasında zorlu ve zahmetli arama günleri geride kalacak. Doğru ellerde, bir RPA tam olarak ihtiyacınız olan verileri sağlayabilir ve işini sabaha hazır hale getirmek için hiçbir ekstra ücret ödemeden memnuniyetle gece boyunca çalışır.

Sorunsuz Entegrasyon

Veri toplama konusunda yetenekli bazı işletme sahipleri, RPA’nın mevcut sistemlerine nasıl uyduğunu merak edebilir. Yazılımın, halihazırda sahip olduğunuz teknik süreçlerle entegre olacak şekilde tasarlandığını belirtmekte fayda var. Bu, RPA olmayandan tam teşekküllü RPA’ya geçişi sorunsuz ve ağrısız hale getirir ve basit bir yazılım testi öğreticisinin kullanılması, yeni robotik iş arkadaşınızın evde daha da fazla hissetmesine yardımcı olabilir.

Bir işletmenin yazılım platformunu yenilemek için bir veya daha fazla gün kapanması gerektiği günler geride kaldı. RPA, mevcut sisteminize uyum sağlamak ve onunla birlikte çalışmak, yalnızca bir bütün olarak sürece ekleme yapmak ve süreci iyileştirmek için tasarlanmıştır.

Son Sözümüz

Robotik süreç otomasyonu, bir süredir büyük işletmeler tarafından kullanılmaktadır ve gerekli yüksek finansal yatırım nedeniyle daha önce küçük şirketler için erişilemezdi. Neyse ki, teknolojideki gelişmeler herkesin dahil olması için kapıları açtı.

RPA zaten hayatımızın o kadar büyük bir parçası ki, bugünlerde bunu zar zor fark ediyoruz. Bir web sayfasını açtığımız anda bir chatbotla karşılaşmak, bir süredir internette gezinmenin tipik bir yönü oldu. Ve küçük işletmeler için, bir RPA sistemi kullanmanın hayatta kalma üzerinde dramatik bir etkisi olabilir.

Maliyet Verimliliği İyileştirmeleri

Uzmanlar, RPA’yı benimsemenin maliyet verimliliğini %65’e kadar artırabileceğini tahmin ediyor. RPA endüstrisi 2020’de 2019’a kıyasla yaklaşık %12 büyüdü ve bu yıl %20 daha büyümesi bekleniyor. Covid-19‘un çalışma düzenleri üzerindeki etkisi ve daha fazla esneklik ihtiyacı, son zamanlarda kesinlikle satışları etkiledi. Sisteminizde RPA etkinse, uzaktaki personel için iş süreçlerini düzene sokmak çok daha kolaydır.

Bu, şirketlere bir bütün olarak fayda sağlayan, daha düşük fiyatlandırma yapılarına ve daha fazla rekabete yol açması gereken bir trend. Önümüzdeki beş yıl, insan çalışanlar ve güvenilir bir internet bağlantısı olarak başarı için gerekli olan robotik süreç otomasyonu yazılımının yeni bir norm haline geldiğini görecektir. Merdivenin bir sonraki basamağına ulaşmak isteyen küçük işletmeler için, robotik süreçler zahmetsizdir çünkü kaybedecek hiçbir şey yoktur ve kazanılacak çok şey vardır.